QUY LUẬT 80-20

Cuối tháng, ngồi nhìn sơ đồ công việc, đánh giá lại việc mình làm, nhìn mọi người xung quanh mình mới hiểu, sự khác biệt không ở chỗ giỏi hay không giỏi, trẻ hay già, kinh nghiệm hay không kinh nghiệm mà là phương cách làm và sự tập trung.

Mọi người quên làm việc tạo ra giá trị, loại bỏ được những công việc vô ích và sớm đạt được mục tiêu cuộc sống

Nhiều người cho rằng quy tắc 80/20 sẽ giúp bạn tập trung vào những gì thật sự quan trọng để làm việc ít nhưng hiệu quả nhiều, nhanh chóng được tăng lương, có thời gian tận hưởng cuộc sống hơn… Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu và nắm vững quy tắc này.

Quy tắc 80/20 là gì?
Vào năm 1897, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý đã phát hiện: 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập. Nguyên tắc này không chỉ đúng trong nhiều quốc gia, giai đoạn lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.
Vậy, quy tắc 80/20 có thể được hiểu là, 20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuối cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả. Chúng ta có thể thấy được vũ trụ này không cân đối, không cân bằng. Một thiểu số lại đóng một vai trò trọng yếu

Chỉ tập trung vào những việc thật sự quan trọng
Theo quy tắc 80/20, có rất nhiều sự thật thú vị trong cuộc sống, mà có khi ta không hề để ý:

– Chỉ có khoảng 20% nhân viên làm việc hiệu quả và 20% nhân viên này tạo ra 80% doanh số: Vì vậy muốn thành công, bạn phải trở thành người dẫn đầu để được nằm trong 20% nhân viên ấy.

– 80% những thông tin có giá trị nhất sẽ gói gọn trong 20% quyển sách: Hãy từ bỏ thói quen đọc sách một cách tuần tự, ngấu nghiến từng chữ. Bạn cần highlight những thông tin có ích và chỉ đọc những mục chính trong sách, như vậy vừa tiết kiệm thời gian vừa hiệu quả hơn.

– Chúng ta thường chú trọng đến 20% sự việc tồi tệ mà bỏ quên 80% những điều tốt đẹp, và đây chính là nguồn gốc của mọi áp lực: Khi tiếp xúc với 10 người, bạn chỉ chú ý đến 2 người khiến bạn khó chịu, trong khi 8 người còn lại đang yêu mến bạn. Vì vậy, muốn hạnh phúc hơn, chỉ nên chú ý đến những điều tích cực hơn.

– Khi một tờ giấy có vết mực, phần lớn mọi người đều chỉ nhìn thấy vết mực (chiếm 20%) mà quên mất những khoảng trắng còn lại của tờ giấy (80%). Vì vậy, hãy tập khác biệt bằng cách nhìn vào 80% mặt tích cực. Bạn sẽ tận hưởng cuộc sống một cách thú vị hơn nếu chú ý vào những điều tốt đẹp và ít để tâm đến những chuyện nhỏ làm bạn không vui.

– Từ chối 20% những việc lặt vặt để tập trung cho 80% những công việc quan trọng hơn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức, dễ dàng gặt hái được thành quả hơn: Chẳng hạn như thay vì vừa đi học vừa đi làm, hãy tập trung vào việc học nếu như công việc của bạn có lương rất thấp nhưng phải làm vất vả. Vì nếu bạn tập trung học thì sau này bạn hoàn toàn có thể làm việc nhàn hạ hơn mà mức lương cao hơn.

Trong cuộc sống kinh doanh

Vài tháng trước, tôi có nói chuyện một người bạn làm trong lĩnh vực in ấn quảng cáo. Anh ta đang cố gắng mở rộng hệ thống và muốn tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới. Rất tiếc, anh ta chỉ đủ thời gian để quản lý hệ thống những khách hàng sẵn có, nên chưa thể phát triển được. Khi tôi nói về quy luật 80/20, anh ta phát hiện ra rằng, chỉ có khoảng 20% khách hàng đem lại hầu hết lợi nhuận trong công ty. Trong khi, 80% số khách hàng hiện tại chẳng những không đem lại nhiều lợi nhuận mà đôi khi còn khiến anh ta mệt mỏi. Có thể còn nhiều yếu tố liên quan đến quản trị doanh nghiệp, xây dựng chiến lược kinh doanh trong trường hợp này, nhưng điều tôi muốn nói ở đây là, quy luật 80/20 tồn tại trong nhiều trường hợp hiển nhiên, đến mức chúng ta đôi lúc chẳng nhận ra sự hiện diện chúng.

Ngày nay, mở rộng kinh doanh có lẽ là mong muốn của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp dường như luôn thích thú với ngọn núi bên cạnh hơn là ngọn núi mình đang đứng. Kết quả, họ mất đi sự tập trung cần thiết để duy trì và phát triển thế mạnh của mình. Trong khi lẽ ra phải tập trung hơn vào sở trường, họ lại thích dàn trải hơn và trong hầu hết các trường hợp, kết quả kinh doanh thường bi quan hơn.

Trên thị trường, có rất nhiều chủng loại sản phẩm mà ở đây, 20% thương hiệu đứng đầu chiếm đến 80% thị phần. Đó cũng chính là lý do vì sao tập đoàn GE có lúc đã bán đi tất cả thương hiệu không phải là đứng đầu hay đứng thứ hai. Trong kinh doanh nói chung và marketing nói riêng, tập trung luôn là một vấn đề cốt lõi và cần thiết để thành công. Cho dù đó là một thành công về thị phần, doanh thu hay sự phát triển dài hạn trong tương lai. Vậy ngay hôm nay, hãy xác định những sản phẩm hay khách hàng nằm trong “Top 20%” của mình và dành cho họ nhiều thời gian và nỗ lực, bạn nhé!

Nghiên cứu – học tập
Bạn thường đọc một cuốn sách như thế nào? Từ trang này sang trang khác? Như vật, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của chính mình. Thông thường, 80% những thông tin có giá trị nhất gói gọn trong 20% nội dung của quyển sách và nó thường chỉ chiếm 20% thời gian so với khoảng thời gian hầu hết mọi người xem xong toàn bộ quyển sách.

Nếu bạn đọc một quyển sách hay tài liệu để giải trí, tôi khuyên bạn hãy thử đọc mục lục và phần giới thiệu đầu tiên. Sau đó, là phần kết luận trước khi sang chương đầu, xem qua các biểu đồ, hình vẽ nếu có. Quay lại phần kết luận một lần nữa và có thể xem chi tiết vài phần bạn cảm thấy thật sự thú vị. Với cách đọc như vậy, bạn sẽ nắm được nội dung chính yếu nhất của quyển sách. Tốt hơn nữa, bạn có thể ghi chú lại hoặc làm “slide” tóm tắt về nó. Việc cần và nên làm là, nhớ xem chúng ta có thể tìm được thông tin cần thiết ở đâu từ tài liệu đã xem trong thời gian ngắn nhất. Trong thế giới tràn ngập những thông tin quá tải như hiện nay, việc rèn luyện và tuân thủ theo quy luật 80/20 là cấp thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.

Xã hội
Hãy ngẫm lại xem, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng, 20% số bạn bè của bạn đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự hài lòng. Có vẻ hơi khó nghe nhưng tại sao bạn không dùng nhiều thời gian gặp gỡ những người bạn giúp bạn cảm thấy vui vẻ và thoải mái hơn những người bạn khác? Giữ cho tinh thần thoải mái cũng là một yếu tố rất quan trọng để giữ gìn sức khoẻ và đạt được thành công trong công việc. Vậy tại sao không áp dụng ngay quy luật 80/20 này vào cuộc sống để xem bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn như thế nào?

Tổng kết
Theo Richard Koch, “Quy luật 80/20, có thể giải phóng bạn. Bạn có thể làm việc ít hơn mà vẫn có thể kiếm nhiều lợi nhuận hơn, vui vẻ và nhàn nhã hơn”.
Hiện tại, người ta đã nói đến quy luật 90/10. Trên thực tế, 10% dân số thế giới đang nắm giữ 90% tài sản, trong khi 90% dân số còn lại chỉ sở hữu có 10% toàn bộ tài sản trên thế giới. Nỗ lực tối thiểu đang tạo ra kết quả to lớn hơn, đòi hỏi chúng ta cần phải tập trung cao độ hơn. Nếu bạn muốn nằm trong số 10% dân số nói trên, tôi tin rằng quy luật này rất cần thiết và hữu ích cho bạn
Sau cùng, xin nhớ rằng, cố gắng ít hơn và kết quả cao hơn mới là những điều thật sự tốt. Hãy bắt đầu tìm kiếm và củng cố 20% của riêng mình để tiếp tục nâng hiệu quả làm việc lên gấp nhiều lần, bạn nhé!